‍

 Estee lauder is een grote wereldspeler in prestige beauty cosmetics. De Oevel plant is hier een van de twaalf plants wereldwijd waar onze producten worden geproduceerd. Hier worden we net zoals vele andere bedrijven geconfronteerd met een VUCA wereld. Hoge kwaliteitseisen, voldoen aan regulerende wetgeving een onvoorspelbare markt en dagelijkse lancering(en) van nieuwe producten zijn hier maar enkele van de uitdagingen.

Om hier een antwoord op te bieden zijn we enkele jaren geleden van start gegaan met een EDGE (Every Day Great Execution) Tier (gelaagd) proces.

Waarom:

•   Creeëren van samenhangen tussen de teams door een gezamenlijk beeld van de werkelijkheid te schetsen:

•   Verbeteren van communicatie door doelstellingen, opportuniteiten en acties op elkaar af te stemmen tussen alle niveaus van de organisatie.

•   Creëren van stabiliteit en controle over processen.

•   Abnormaliteiten detecteren en problemen zichtbaar maken.

•   Identificeren en implementeren van procesverbeteringen

•   Identificeren en elimineren van grondoorzaken om zo tot consistente resultaten te komen (problem solving)

•   Het streven naar uitmuntendheid door het leveren van meer waarde aan de klant

✓ (Visueel) zichtbaar maken hoe goed we bezig staan of voor welke uitdagingen we staan

✓  Minder aparte meetings of mails nodig hebben omdat afspraken kunnen gemaakt worden tijdens de Tier meetings

✓  Heldere rollen en verantwoordelijkheden creëren

✓  Duidelijke acties met een eigenaar – timing en prioriteit vastleggen

Wat:

Ons EDGE tier process is een lean management process (daily management tool) opgezet met als doel:

•   Resultaten behalen door het proces te managen

•   Creëren van urgentie + ownership

•   Stimuleren van teamwerk en communicatie

•   Daily continuous improvement focus en borging

•   Verschuiving van project verbetering naar continue verbetering (problem solving)

Het EDGE tier process voorziet een standaard proces doorheen de organisatie waarbij gebruik gemaakt wordt van de PDCA cyclus. Resultaat is een uitvoeringsproces en het aanjagen van een verbetercultuur voor alle teams & departementen door het zichtbaar maken van problemen en het ondersteunen van een voortdurende probleem aanpak.

Gebruiken van dagelijkse cycli van “check en adjust” om:

1. Begrijpen van huidige condities + benodigde ondersteuning – niet alleen terugkijken naar gisteren, maar nu gaan zien
2. Adresseren van issues/opportuniteiten die ondersteuning en problem-solving vandaag nodig hebben
3. Identificeren van de meest terugkomende problemen om de grondoorzaak op te lossen en continue te verbeteren

Succes Factoren

•   Dagelijkse / Wekelijkse discipline

• Meetings moeten elke dag plaatsvinden – zowel als metrics op plan zijn of niet
• Aanwezigheid vereist
• Volgen van standaard werk
• Data consistent bijhouden

•   Dagelijkse / Wekelijkse meetings van 10-15 minuten max. – problem-solving en additionele  follow-up gebeurt buiten de meetings

•   De teamleden moeten zelf initiatief nemen + eigenaarschap (ownership)

•   Het EDGE Tier proces moet relevant zijn mbt het werk – informatie moet de issues naar boven en brengen en leiden tot problem solving acties en continu verbeteren

•   Proactieve en zichtbare management ondersteuning, coaching en mentorschap

•   Walk Your Talk als leider (bv. Hoe ga je om met veiligheid (1e punt, snelheid oplossing, persoonlijke betrokkenheid, ..)

•   Prioriteitzetting

•   Challenge het team en creeër duidelijke accountability

•   Coach het team met vragen stellen

•   Efficiënte meeting met vast process

Hoe

1. Dagelijkse/Wekelijkse aansprakelijkheid – Een “Lean” dagelijkse (of wekelijkse) team meeting, 10-15 minutes, altijd op tijd
2. Visuele Controles – Visuele borden met de belangrijkste informatie en kengetallen die relevant zijn voor het werk van het team en in lijn met de de bedrijfsdoelstellingen.
3. Abnormaliteit Management – Continue opvolging van de kengetallen, terugkerende problemen, prioritizering, countermeasures /acties;
4. Standaard werk (voor leiders) en DISCIPLINE – Continue proces opvolging (metrics), standaard werk, ondersteuning van leadership, en opvolging

Fundamentele elementen:

•   Alle MDI meetings moeten een visueel display hebben

•   Staande, fast pace meetings (Tier 1-3)

•   Deze borden moeten de volgende elementen bevatten:

✓  Metrics (actual vs targets) (Tier 1-4)

✓  Trends (Tier 2-4)

✓  Pareto’s (Tier 2 (min))

✓  Actie Plan (probleem, aktie, owner, geplande einddatum) (T1-4)

Wanneer:

Tier I op shift niveau: operatoren (teams die uitvoeren) samen met hun coaches/supervisor aan de lijn op de vloer

Tier II op dag niveau: Afdelingshoofden samen met zijn/haar coaches en vertegenwoordiging van supportafdelingen (planning, QA, Engineering, Industrial en Manufacturing Engineering)

Waar

Deze methodiek kan overal toegepast worden. De meest voor de hand liggende plaats is vaak wel operations omdat daar vaak de beste en meeste metrics voorhanden zijn.

In de Oevel plant is deze methodiek wel verder uitgerold naar alle afdelingen. (Dit is bvb. Ook van toepassing voor een resource planning team, of een QA team)

Slotwoord:

De start van dit proces was zeker niet makkelijk. Elke afdeling en elke laag in de organisatie is betrokken. Hierdoor koste het tijd en moeite om van start te geraken en alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Eenmaal gestart merkten de teams de voordelen er wel van op en kwamen er meer en meer vragen om ook in andere afdelingen EDGE tier processen op te zetten.

Na enkele jaren met dit proces gewerkt te hebben merken we dat Continuous Improvement hier zeker ook van toepassing is. KPI’s worden frequent gereviewed, het process en de dynamiek wordt bekeken en bijgeschaafd waar nodig. De vraag blijft telkens, leid deze KPI, vraagstelling tot een gerichte aktie? Indien dit niet het geval is wordt de KPI, vraagstelling (of zelfs deelnemer) uit het process gehaald. Ook dit process wordt lean gehouden! 😊

Ondertussen is ons EDGE tier proces de ruggengraat van onze organisatie en een van de vaste waarden, waar zonder fout wordt aan deelgenomen. Het spaart ons heel wat meetings: non-conformiteiten worden dadelijk opgemerkt en akties worden toegewezen. Dit proces is dan voor ons ook een onmisbare tool geworden om te kunnen reageren op de VUCA wereld!