Een lean huis bouw je op stabiele fundamenten (4M+3M)

Veel bedrijven starten bij een lean implementatie met het invoeren van flow en pull in de productiestroom. Maar velen falen in deze aanpak en niet alleen door onvoldoende leiderschap, middelen of betrokkenheid. Eén van de meest voorkomende valkuilen is een gebrek aan 'stabiliteit’.  Vaak merken bedrijven pas laat dat niet alle processen "capabel" (elke keer een goed product) en voldoende  "beschikbaar" zijn (produceren als het nodig is). Succesvolle lean bedrijven streven naar min 85% beschikbaar en capabel zijn bij complexe processen tot 95% voor eenvoudige processen. Maar hier stopt het niet want Toyota streeft elke dag opnieuw naar perfectie of in dit geval 100% stabiliteit.

Echter in Europa zijn veel bedrijven die toch met 60% of minder beschikbaarheid met lean starten. Het is dan ook om problemen vragen als je dergelijke processen gaat verbinden om een continue stroom te realiseren. De enige manier waarop deze systemen kunnen werken is dan ook met grote buffers tussen elke stap. Indien men in een dergelijke situatie verzeilt geraakt dan dient men met buffers terug te ontkoppelen en te focussen op de basisstabiliteit ipv flow. Buffers zijn in dergelijke situaties geen waste en zelfs noodzakelijk om de klantverwachting kunnen waar te maken.   

Merk wel op dat de basisstabiliteit verhogen meer vraagt dan wat output verbeterwerk of kaizen. Men dient hiervoor naast process verbetering ook een  performant onderhoud systeem op te zetten. Een overkoepelende aanpak waar productie en onderhoud in team samen werken, gegevens verzamelen, hoofdoorzaken opsporen en oplossen zodat gekende problemen zich niet meer voordoen en nieuwe problemen worden voorkomen. TPM kan hierbij een zeer nuttige methode en werkwijze zijn.

Basisstabiliteit met de 4 M's

Om ons productiesysteem klaar te maken voor een lean implementatie moeten we dus de stabiliteit verhogen en kan men best naar de 4M bouwstenen kijken,nl. : Mens, machines, materialen en methodes.  De reden is eenvoudig, zonder de fundamenten als machine-beschikbaarheid, medewerkers en materialen kan je geen productielijn runnen met een perfecte flow en kwaliteit. Om de nodige stabiliteit te bereiken, kan men zich best concentreren op vier sleutelelementen (4M's).

1. Mankracht

Stabiliteit in lean begint met een goed opgeleid medewerkers. (TWI)

Voor de opleiding van medewerkers focust men op 3 topics:

Job instruction : De juiste middelen plannen

Taakmethoden : Taken vastleggen , analyseren en samen verbeteren

Job relations :  Medewerkers als mens behandelen en hun problemen in de productie op lossen in plaats van ze te negeren. 

2. Machines

Machines met voldoende (nog niet perfect) beschikbaarheid en capaciteit voorzien om de vraag van je klant aan te kunnen. Denk hierbij niet alleen aan de theoretische capaciteit maar focus op de bewezen capaciteit om aan de vraag van de klant te voldoen. Op momenten dat de capaciteit niet voldoet ga dan gericht de stilstanden en verliezen registreren en geeft in een overzicht de Pareto-diagram van de onderliggende oorzaken aan. Nadien kan je met het ganse team de top3 problemen op de gemba onderzoeken en verbeteren. 

3. Materialen

Lean streeft naar het oplossen van verspillingen en gaat om deze problemen te zien  ook de voorraad in het productiesysteem verminderen. Als je echter over onvoldoende stabiliteit beschikt moet je op sommige plaatsen of in sommige gevallen op korte termijn de voorraad zelfs verhogen.

De reden hiervoor is dat je een zekere voorraad nodig hebt om de tijd te overbruggen wanneer er problemen zijn of als er gereedschappen worden verwisseld.

De hoeveelheid materiaal die men nodig heeft bestaat uit

-   cyclusvoorraad : de hoeveelheid inventaris om de gemiddelde vraag te dekken en de doorlooptijd om deze aan te vullen

-   buffervoorraad : stock om variaties te dekken die kunnen bestaan in je downstream- of klantenvraag

-   veiligheidsvoorraad (inventaris om de verliezen te dekken zoals uitval of stilstand die je momenteel hebt).

Toyota geeft aan dat niet alle voorraden verspilling zijn. Alleen voorraden die groter zijn dan wat nodig is om het proces te laten draaien, zijn verspilling. Ten tweede, voorraden bestaan vaak als een symptoom van een probleem in het proces. Het oplossen van het probleem geeft je de mogelijkheid om de voorraad te verminderen. 

4. Methoden

Stabiliteit vraagt standaardmethoden voor de productie. Een standaard geeft een manier van werken, hoe we iets doen. Lean thinking gaat over het veranderen van werkmethodes om verspilling te elimineren en verbeteringen aan te brengen. De standaarden zijn wat we gebruiken om onze veranderingen te meten en te vergelijken, zodat we weten of de nieuwe manier beter is of niet. Dit verbeteringsdenken wordt aangemoedigd maar nieuwe standaards worden alleen doorgevoerd als ze de oude standaard verslaan. 

Stabiliteit met 3M focus

Toyota ,ons grote voorbeeld , leert ons dat je in het begin van een transformatie veel stabiliteit nodig hebt, voordat je kunt slagen met de meer verfijnde elementen en om een "lean"-implementatie vlot te laten verlopen. Eerst aandacht in het zeker stellen van bedrijfszekere machine, beschikbare materialen met weinig defecten en een korte opvolging aan de productielijn. Dit lijkt vanzelfsprekend maar vaak zo moeilijk te realiseren want er zijn zo veel topics en problemen die onverwachts de kop op steken dat wel nog lang niet met lean kunnen starten

Net om die reden gaan bedrijven die met lean starten naast de vele aandacht voor het elimineren van Muda of verspilling nog focussen op twee types van afwijkingen namelijk Mura / ongelijkmatigheid en Muri /overbelasting.

Mura betekent onbalans en is de reden voor het bestaan van één van de zeven verspillingen. Met andere woorden, Mura drijft en leidt tot Muda …denken we maar aan onbalans in ploegsysteem tussen afdelingen of de taktijden van verschillende stations die tot wachttijden en grote buffers leidt. Wil men de stabiliteit en flow een kans geven dan moet men ook hier trachten balans tussen de verschillen stappen en afdelingen te realiseren. 

Muri daarentegen betekent overbelasting en ontstaat wanneer machines of operators voor meer dan 100% worden gebruikt. Gestandaardiseerd werk en balancering kan Muri helpen voorkomen door het productiesysteem zo te organiseren dat de werklast gelijkmatig wordt verdeeld en geen bepaalde werknemer of apparatuur wordt overbelast.

4M+3M = succesvolle lean opstart !

Uit vele case studies is gebleken dat ondanks dat de lean filosofie zich meer dan bewezen heeft nog veel bedrijven die starten met hun lean implementatie snel in de problemen komen en het verandertraject afblazen.  Het is essentieel dat startende bedrijven eerst checken in hoe verre zij hun lean huis op stabiele fundamenten aan het bouwen zijn (4M) Alleen dit inzicht en het realiseren van stabiliteit is op zich vaak al te moeite waard om met lean te starten. Vervolgens dient men het productiesysteem en de medewerkers te balanceren en overbelasting voorkomen alvorens men met het verminderen van de verliezen start (3M) ; Enkel zo is de start van lean ook de start op weg naar een lean factory of the future.