De Japanse term Mieruka ("visuele controle") vertegenwoordigt de meest krachtige lean tool. Visueel management maakt gebruik van visuele signalen om essentiële informatie over de werkplek ' in één oogopslag' te communiceren.  Meestal gebruikt men het om informatie over verwachtingen, doelen, afspraken en waarschuwingen weer te geven. Belangrijk is dat door deze visuele info er geen interpretatie nodig is. Of je nu bekend bent met de werkplek of niet, in een oogopslag kan je de situatie inschatten, nagaan of alles ok loopt of zijn er problemen, je kan je weg vinden in de werkomgeving en je kan zien hoe het team presteert ten opzichte van de planning/verwachting. Visueel management gaat in essentie over communicatie.

Hiernaast brengt visueel management ook duidelijkheid en brengt het leiderschap team korter bij werknemers. Lean leiders zien en weten al snel of alles ok is en laten het team werken of gaan bij problemen ondersteunen. Problemen worden niet verborgen en het hele bedrijf is in lijn met dezelfde afspraken en doelen (klantgericht). Visueel management is zo een belangrijke factor in het bereiken van medewerkersbetrokkenheid en heeft de mogelijkheid om eigenaarschap van uitdagingen te nemen en geeft enthousiasme voor veranderen/verbeteren. Het verankert de cultuur van continue verbeteren over het ganse bedrijf.

In één oogopslag een duidelijke boodschap overbrengen.

Hierbij is het belangrijk te weten dat mensen zich maar 10% herinneren van wat ze horen en 20 % van wat ze lezen. Maar wil je echt een boodschap over brengen weet dan dat we 80 % van wat we zien en doen onthouden. Visueel management  is absoluut essentieel voor het vrijmaken van het potentieel van Lean en heeft de kracht om prestaties te stimuleren en het hele team te betrekken en te enthousiasmeren voor betere resultaten. Bovendien is het de sleutel tot duurzame verbeteringen ... het 'continue' in Continuous Improvement houden!

Basis voor verbeteren “Als ik het kan zien, kan ik het oplossen"

Lean focust vooral op de basisgedachte “Doen wat je klant vraagt” . Dit betekent ook dat we bij fouten en afwijkingen zo snel mogelijk “Quick respons” moeten ingrijpen en verbeteren! Echter mensen gaan pas in beweging komen als ze een probleem ervaren of zien. Nu dit maakt van visueel management de 'driver' van Lean, het vitale ingrediënt dat alle inspanningen van het opstarten van een Lean programma tot een resultaat brengt.

 Kenmerken van Visueel Mangement

·  Visuals moeten een duidelijke en gemakkelijk te begrijpen weergave zijn van hoe het proces zich gedraagt. Test of je de informatie op de visuals van ver bv 3m kan lezen en interpreteren. Bijvoorbeeld tijdens een gemba walk moet je snel en gemakkelijk een beeld krijgen van de werking en elke soort van afwijking herkennen.

·  Om alle voordelen van een visueel systeem te benutten en om de duurzaamheid ervan te garanderen moet de verantwoordelijkheid liggen bij de gebruikers. Visuele borden moeten het team de informatie geven die ze nodig hebben om hun werk goed te volbrengen. Het is van cruciaal belang dat de borden op de gemba dezelfde taal spreken als de medewerkers: in plaats van complexe maatregelen waarmee midden- of topmanagers gewoonlijk vertrouwd moeten ze eenvoudige opvolgingen gebruiken die mensen begrijpen - zoals het aantal geproduceerde onderdelen of verwerkte orders. Dwing de teams niet om hun visuele borden te standaardiseren; laat ze in plaats daarvan eigenaar zijn van deze borden en laat ze voor hen werken. Dit is vooral belangrijk in het begin, wanneer mensen nog moeten leren hoe ze met visuals moeten werken. (Wanneer de teams volwassen genoeg zijn in hun gebruik van visueel management, richt je dan op het zoeken naar jouw "huisstijl" en op het standaardiseren ervan in de hele organisatie). 

·  Start door visuals met de hand te maken en laat medewerkers ze zelf installeren op de gemba. Op die manier betrekken we medewerkers erbij en maken we hen verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de borden. Vervolgens kan je gaan digitale hulpmiddelen zorg er alleen voor dat het nog steeds de operatoren zijn die het doen.

·  Laat grafieken bijwerken met een stift, zo zijn medewerkers zich veel meer bewust van de betekenis van de resultaten die ze bereiken. Het geeft mensen ook de kans om de nauwkeurigheid van de verzamelde gegevens te bevestigen door de situatie uit de eerste hand te bekijken

·  Plaats visuals dicht bij het proces op een goed bereikbare plaats om dag in dag uit besprekingen over het proces te houden.

·  Visuals moeten aanzetten tot gesprekken op alle niveaus, te beginnen met die binnen het team, om de prestaties van het proces dat zij uitvoeren echt te evalueren en te vergelijken met hun verwachtingen. Zorg er daarom voor dat de borden niet een eindeloos aantal KPI's bevatten, maar alleen die welke ons de informatie geven die we nodig hebben.

Standaardwerk

Next step in visual mangement is standaardwerk, het hulpmiddel om maximale prestaties met minimale verspilling te bepalen door de beste combinatie van operator en machine. Standaardwerk dat in visuals is omgezet legt snel problemen bloot en vergemakkelijkt het oplossen van problemen. Het identificeert verspilling en drijft ons tot kaizen van het proces.

Standaardwerk biedt een basis om problemen visueel en duidelijk te maken. Gestandaardiseerd werk is dus voor Lean “de tool” om een nauwkeurige werkwijze vast te stellen om producten te maken op de veiligste, gemakkelijkste en meest effectieve manier

Meer nog visueel gestandaardiseerd werk maakt opleiding veel gemakkelijker, omdat het de juiste manier documenteert om alle processen uit te voeren. Het zorgt ervoor dat nieuwe werknemers alle informatie krijgen die nodig is om op dezelfde manier te presteren als andere operators en dat men niet afhankelijk is van ervaren medewerkers

Andon

Deze Jikoda methodologie geeft operatoren de mogelijkheid om beslissingen te nemen in de productie zonder te moeten wachten op de goedkeuring van het management. Het Andon systeem evolueerde binnen Jikoda als een manier voor operatoren om de productie bij te houden en op het lokaliseren van de hoofdoorzaak van een probleem, zodat er zo snel mogelijk een oplossing wordt gevonden. Er zijn in wezen twee principes voor dit systeem:

-   Probleem weergave: Andon stelt de medewerker in staat om een proces te stoppen en te voorkomen dat het defect zich verder verspreidt. Dit visuele signaal is belangrijk omdat het snel kan worden geïnterpreteerd. Met het Andon-bord worden problemen onmiddellijk gecommuniceerd en wordt er geen tijd verspild met wachten tot iemand een probleem opmerkt.

-   Quick response : Bij een probleem kan een arbeider aan het Andon-koord trekken.  Het Andon-bord licht dan op voor dat specifieke deel van de productielijn, wat aangeeft dat er een probleem is opgetreden en dat de hulp van een operator nodig is; 

o   Groen: Alles gaat goed. De assemblagelijn gaat door.

o   Geel: Probleem gedetecteerd. Een manager wordt onmiddellijk gestuurd om het probleem binnen een bepaalde tijd op te lossen.

o   Rood: Er is een probleem. De manager heeft het probleem niet kunnen oplossen. De assemblagelijn stopt totdat het probleem is verholpen. 

Wanneer Andon correct wordt toegepast, verbetert het de productieprocessen en bouwt het vertrouwen van de klant op. Er zijn vijf specifieke voordelen van de Lean manufacturing Andon techniek:

-   Transparantie: Werknemers worden ze aangemoedigd om te reageren op problemen, zodat de kwaliteit, de veiligheid en de stilstandtijd worden verbeterd.

-   Productiviteit: Problemen worden snel opgemerkt en opgelost

-   Flexibiliteit: Operators krijgen de vrijheid om actie te ondernemen

-   Minder uitvaltijd: Operators en supervisors zijn beter in staat om productieproblemen op te lossen en de assemblagelijn in beweging te houden.

-   Kosten en tijd: Het Andon bord zorgt voor meer communicatie op de werkvloer zodat tijd wordt bespaard en arbeid wordt verminderd.

Het is de ideologie achter het systeem die van belang is: de nadruk leggen op het snel zien, herkennen en oplossen van problemen, zodat de zaken weer normaal kunnen verlopen.

Zo eenvoudig dat het moeilijk te realiseren is!

Visueel mangement is dus het systeem dat alle essentiële informatie over de prestaties van een proces op één plaats samenbrengt, ons toelaat om onmiddellijk afwijkingen op te sporen en zal op natuurlijke wijze het proces van probleemoplossing op gang brengen met als doel de klant tevreden te stellen - wat het ultieme doel is van lean en visual thinking : afwijkingen zien en bijhorende problemen continue oplossen om zo de klant vlotter te bedienen !

Lean Leiders vertalen daarom gegevens in informatie, informatie in betekenis, en betekenis in gedrag". Zo vertellen visuals ons wat we op een bepaald moment moeten doen om voor onze klant het verschil te maken.

Meer nog, ga en zie. Maak een Gemba-wandeling op de werkvloer en laat je verrassen daar waar het echte werk gebeurt, de belangrijkste plaats voor een team, om daar de realiteit en echte problemen te ontdekken

Het belangrijkste doel van deze Gemba-wandeling is om de waardestroom in detail te verkennen en de problematische onderdelen ervan te lokaliseren door actieve communicatie dankzij visual management. Een goede leider wil altijd luisteren in plaats van praten. Respecteer mensen. Hou in gedachten dat een Gemba wandeling geen "boss walk" is. Probeer je te richten op het vinden van de zwakke plekken van het proces, niet van de mensen. Het laat ons toe om de informatie over de prestaties van een proces te synthetiseren en te visualiseren om het gemakkelijker te begrijpen; tegelijkertijd moet de informatie volledig genoeg zijn om ons in staat te stellen, met slechts één blik, de juiste beslissing te nemen over hoe verder te gaan.

‍