Voor lean bedrijven is continu verbeteren een dagelijkse manier van werken om de productie van producten, diensten of processen voortdurend te verbeteren. Het is bijna zoals een religie. Daarom vragen en ondersteunen zij alle werknemers op de werkvloer om oplossingen voor verbeteringen in het productieproces te identificeren. Lean bedrijven leggen het eigenaarschap bij de productiemedewerkers, waardoor zij zich meer gewaardeerd en gehoord voelen, waardoor de relatie tussen de werkvloer en het leiderschapsteam op zijn beurt dan weer verbetert.

Wanneer dan de medewerkers hun ideeën en voorstellen daadwerkelijk worden geïmplementeerd, versterkt dat hun gevoel van trots en staan ze steeds meer open voor verbeteringen van hun werkomgeving en processen. Dit vraagt echter naast veel verbeter tijd en de nodige competenties ook veel discipline en doorzettingsvermogen. Men moet weg gaan van jumping to conclusions en brandjes blussen.

Dit vraagt coachend en inspirerend leiderschap, een coach zal zich op de Gemba begeven en verbetermomenten creëren door gerichte vragen te stellen aan de medewerkens. Dit kan tijdens een Gemba walk, training, werkoverleg, workshop , daily management enz . Deze aanpak is een basis deel van het dagelijks standaard leader en vergeet hierbij vooral het voorbeeldgedrag als coach niet.

Continu verbeter cultuur vraagt

1. Coach, inspireer en train  medewerkers

2. Ga op de Gemba (voorbeeldgedrag)

3. Stel vragen, luister en vraag door (5W)

4. Analyseer samen het probleem en zoek de onderliggende oorzaak

5. Stel target & bespreek resultaten

6. Geef en ontvang feedback

7. Vier successen

Bij deze aanpak mag men fouten maken zolang we ervan leren. Geen fouten cultuur maar afwijkingsmanagement nl. elke fout of afwijking is een kans om het samen te verbeteren en een zoektocht hoe we deze fouten kunnen voorkomen .

Zo kan je van brandjes blussen groeien naar het samen verbeteren van de eigen werkomgeving (quick-wins) tot uiteindelijk structureel over de flow heen verbeteren voor je klant.  Continu verbeteren wordt zo een stukje DNA of cultuur welke “nooit” klaar is en niet iets van enkele jaren!

Het model van continue verbetering

Het is dus een nooit eindigend streven naar perfectie in alles wat je doet voor je klant. Het begrijpen van de theorie erachter is de eerste stap in het toepassen van continue verbetering. Hierbij komen vaak onderstaande stappen aan bod  

·  Identificeer de verbetering vanuit de klantfocus

·  Analyseer de huidige situatie op de gemba

·  Baseer je op data en feiten

·  Definieer de gewenste situatie voor de klant

·  Definieer de nodige verandering of uitdaging

·  Experimenteer en onderneem actie

·  Analyseer het resultaat

·  Standaardiseer de uiteindelijke oplossing

·  Deel inzichten en kennis

In Lean zijn er vele tools die dit principe ondersteunen nl.:

5S

5S is een veel gebruikte basis tool om je werkplaats efficiënter in te richten. Maar 5S is zoveel meer, met deze tool maak je medewerkers bewust van hun werkomgeving en leer je samen afspraken/ standaards maken. Daar verbeteren nu eenmaal begint met het zien van problemen is 5S een eerste en belangrijke stap in het leren zien van afwijkingen en problemen.  Zo zorgt een fijne handige opgeruimde werkplek voor focus om problemen te zien en zelf op te lossen.

5Why

Door 5 x waarom te vragen kan je vaak ook de onderliggende oorzaak van een probleem achterhalen. Lijkt simpel maar vraagt toch wel wat oefening om op basis van feiten voldoende diep te gaan. Dit is zeker één zinvolle tool om continu verbeteren mee te starten.

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Het model Plan-Do-Check-Act is de meest populaire aanpak voor het bereiken van continue verbetering. Ook bekend als de Deming cirkel is het een nooit eindigende cyclus die tot doel heeft u te helpen verder te verbeteren op basis van behaalde resultaten. Het werd in eerste instantie ontwikkeld voor kwaliteitscontrole, maar werd na verloop van tijd een instrument voor het bereiken van continue verbetering.

In de planningsfase moet je de doelstellingen en processen vaststellen die nodig zijn om resultaten te leveren volgens de verwachte output (het doel of de doelstellingen).

Het bepalen van outputverwachtingen is een sleutel tot het bereiken van voortdurende verbetering, omdat de nauwkeurigheid van de doelstellingen en hun volledigheid een belangrijk deel is van het proces van verbeteren. Het is aan te bevelen om op kleine schaal te beginnen, zodat je de effecten van de aanpak kunt testen.

Root Cause Analysis (RCA) is een techniek die dieper ingaat op een probleem door te analyseren wat het heeft veroorzaakt, totdat je de wortel van de oorzaak bereikt. De visgraad of Ishikawatool is hier een mooi voorbeeld van.

Kaizen

Een veel toegepaste methode om processen te verbeteren is Kaizen. Een filosofie die erop gericht is om op de shopfloor samen met de medewerkers probleemstellingen stapsgewijs aan te pakken en streeft "naar beter" Men omschrijft het vaak ook als "uiteenhalen en opnieuw in elkaar steken op een betere manier."

De doelstellingen van kaizen zijn:

·   Eliminatie van verspillingen

·   Cyclus van voortdurende verbeteringen

Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is ook een proces dat, wanneer correct uitgevoerd, de werkplaats menselijker maakt: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het leert mensen de verspillingen in een proces zien en elimineren. Kaizen wordt vaak misverstaan en incorrect toegepast. Dit resulteert in slechte resultaten en leidt tot bijvoorbeeld ontslagen. Dit noemt men "kaiaku" (letterlijk: "veranderen naar slechter"). Ontslagen zijn niet het doel van kaizen. Integendeel, kaizen moet uitgevoerd worden met respect voor de mensen. Zonder respect voor de mensen kan er geen voortdurende verbetering mogelijk zijn. In de plaats daarvan zijn er eenmalige verbeteringen die snel vervagen.

Stappen van Kaizen

1. Vorm een team en maak hen vrij
2. Definieer samen het probleem en doelstelling;
3. Analyseer feiten
4. Zoek oplossingen en kies de beste
5. Experimenteer dadelijk op de Gemba
6. Check feiten
7. Experimenteer opnieuw of bij succes borg in standaard werk

Visueel management  

Om je proces continu te verbeteren, moet je duidelijk visualiseren wat de verwachting of standaard is er wanneer er verbeterd moet worden. Als medewerkers geen zicht hebben op afwijkingen zullen ze probleem pas opmerken als het te laat is. Toen Toyota op zoek was naar een manier om dat te doen, ontwikkelden ze veel visueel management tools zoals bv Kanban , een systeem om de efficiëntie van de werkstroom in het productieproces te visualiseren en te verbeteren.  Gebruik hiervoor whiteboards om elke stap van je productie in kaart te brengen: Aangevraagd, In uitvoering, Gereed.  Met behulp van Kanban kan je de stroom van werk in je proces beheren. Om een gelijkmatig proces te garanderen, moet je je bewust zijn van waar het werk vastloopt en actie ondernemen om de knelpunten in je proces te verlichten. Op die manier kan je experimenteren met de verschillende stappen van je workflow en voortdurend blijven verbeteren.

Poka Yoke

Beter dan oplossen is natuurlijk voorkomen. Met poka yoke creer je een denkwijze die fouten uitsluit Poka Yoke betekent dus foutpreventie (een poka is een onbedoelde fout en yokeru is 'voorkomen'). Het is een methode om een productieproces zodanig te vormen dat het bijna onmogelijk wordt om fouten te maken. Een operatie wordt uitgevoerd op een manier dat de correcte handeling geforceerd wordt.

A3-denken

A3 is een eenvoudige, één pagina tellende methodologie voor het oplossen van problemen. De tool is flexibel en kan gebruikt worden in een verscheidenheid van situaties. Het is ontworpen om de zaken eenvoudig te houden door zich te concentreren op de feiten. Het ontwerp zorgt voor consistentie tussen verschillende probleemoplossende of continue verbeteringsinitiatieven. Het moedigt ook het gebruik aan van bijkomende Lean tools voor analyse zoals Fishbone Diagram, Five Why Analysis, PDCA actieplanning en pareto charts. Dit resulteert in meer personeel dat wordt blootgesteld aan en gebruik maakt van aanvullende Lean vaardigheden en tools in hun dagelijks werk. Dit kan het omslagpunt zijn voor het verschuiven van de bedrijfscultuur naar performance excellence.

Achtergrond - wat is de reden om aan het vraagstuk te werken (business case)?

Huidige Staat - beschrijving van het huidige probleem

Overall Goal / Target - welke verbetering proberen we te bereiken?

Analyse - wat zijn de onderliggende oorzaken van het probleem?

Voorgestelde acties - welke stappen zijn we van plan te ondernemen om het probleem aan te pakken?

Planning - welke middelen zijn nodig & wanneer is de beste timing?

Wat zijn de voordelen van het gebruik van de A3 methode?

Lean Daily Management

Om verbeterwerk te stimuleren kan men gebruik maken van een verbeterbord met een dagelijkse of wekelijkse stand- up meeting. Door middel van andere Lean principes, bijvoorbeeld 5S, 7W , verbeter ideeën , het Kanban-bord, KPI, … wordt input gegenereerd voor het verbeterbord.  Samen maakt men keuze ifv de klant en zet men verbeter activiteiten op. Leidinggevende dient hierbij als een coach en niet als probleemoplosser te ondersteunen 

Deze aanpak stelt je in staat stelt om op dagelijkse basis te weten of we op het juiste spoor zitten of niet om onze doelen te bereiken, om correctieve actie te ondernemen, en om te controleren of acties en verbeteringen uit het verleden worden volgehouden.

Lean Daily Management maakt het mogelijk om zowel onze resultaten als onze processen te volgen. Het helpt op basis van de klantverwachting dagelijks ons werk op de beste manier te doen. Meer nog op lange termijn helpt het om routines & gedrag aan te leren zodat lean denken en doen een tweede natuur wordt. Met doelstellingen en stadaards kan je de actuele status het zichtbaar maken bv plan versus realisatie, bespreken en oplossen van problemen. Dit geeft de kans om ook je medewerkers te coachen en te ontwikkelen als problemsolvers

Zonder deze gedragsverandering is het moeilijk om dagelijks continu verbeteren vol te houden. Het Daily Management System helpt bij het ontwikkelen van deze gewoonten om zo op een duurzame manier resultaten te leveren

Continuous improvement is een nooit eindigende zoektocht naar perfectie.Het belangrijkste is niet de methode en tools maar wel de gedragsverandering. Enkel als alle medewerkers en het leadership-team dit proces ter harte nemen, betrokken zijn en er met plezier elke dag weer voor willen gaan, enkel dan maakt men voor zichzelf & de klant het verschil!